KURUMSAL İLETİŞİM OFİSİ

COVİD-19 KAPSAMINDA 2020-2021 GÜZ SALGIN DÖNEMİ ETKİNLİK SALONLARI KULLANIMI

Üniversitemiz kampüslerinde bulunan etkinlik salonlarının kullanımı,  2020-21 eğitim-öğretim dönemi boyunca salgın koşulları göz önüne alınarak Sağlık Bakanlığı Salgın Yönetimi ve Çalışma Rehberi esasına uygun olarak yeni düzenlemelere tabi olacaktır.  Bu düzenlemeler çerçevesinde aşağıda belirlenen önlemler bundan sonra gerçekleştirilecek tüm etkinlikler için uygulanacaktır. 

  1. Mevcut salonlarımızın oturum kapasitesi fiziksel mesafe kurallarına göre yeniden düzenlenmiş, süreç boyunca maksimum kapasiteleri şu şekilde belirlenmiştir:
    1. Albert Long Hall / Büyük Toplantı Salonu: 106 kişi
    2. Albert Long Hall / Kriton Curi Salonu: 25 kişi
    3. Demir Demirgil Salonu: 40 kişi
    4. Özger Arnas Salonu: 16 kişi
    5. Garanti Kültür Merkezi / Ayhan Şahenk Salonu: 93 kişi
    6. Garanti Kültür Merkezi / Seminer Salonu 1: 36 kişi
    7. Garanti Kültür Merkezi / Seminer Salonu 2: 15 kişi
    8. Garanti Kültür Merkezi / Seminer Salonu 3: 12 kişi
    9. Nafi Baba Binası / 201 Nolu Sınıf: 6 kişi
    10. Nafi Baba Binası / 204 Nolu Sınıf: 8 kişi
    11. Nafi Baba Binası / 103 Nolu Salon: 12 kişi
    12. İbrahim Bodur Salonu: 53 kişi
    13. Kilyos Necmettin Tanyolaç Salonu: 47 kişi
  2. Birden fazla etkinlik mekanına sahip olan Albert Long Hall ve Garanti Kültür Merkezi’nde aynı anda birden fazla etkinlik olması durumunda fuaye alanları kullanılmayacaktır.
  3. Aynı gün içinde aynı mekanda birden fazla etkinlik olması durumunda iki etkinliğin arasında minimum 1 saat bulunmalı, arada kalan sürede mekan temizliği yapılmalıdır.
  4. Etkinlik mekanlarında ve toplantı odalarında su haricinde ikram yapılmayacaktır.
  5. Bulaş takibi amacıyla bilgilendirme yapılabilmesi için etkinlik/toplantı katılımcılarının kayıt altına alınması gerekmektedir.
  6. Personel ve katılımcılardan ateş, öksürük, burun akıntısı, solunum sıkıntısı belirtileri olanlar içeriye alınmayacaktır. Toplantı girişlerinde ateş ölçümü talep edilebilecektir.
  7. Davetlilerin ateşlerinin ölçülmesi için uzaktan ateş ölçüm cihazı temini ve bu ölçümleri yapacak personel görevlendirmesi etkinlik sahibinin sorumluluğudur.
  8. Etkinlik mekanına maske ile girilmeli ve etkinlik boyunca uygun şekilde kullanılmalıdır.
  9. Kayıt alma, davetiye ve biletleme işlemlerinin gerekli olduğu etkinlikler için biletleme ve davetiye basımı ile ilgili tüm aşamalar uzaktan (online ortamda) gerçekleştirilmelidir. Teması engellemek amacıyla online davetiye ve biletler etkinlik mekanı girişlerinde barkod veya karekod uygulamasıyla kontrol edilerek davetliler içeri alınmalıdır. Ödemelerde nakit kullanılmamalıdır.  
  10. Online biletleme veya online davetiye esnasında etkinlik sahibi tarafından organizasyonda alınacak COVID-19 önlemleri ile ilgili yazılı ve teyitli bilgilendirme yapılmalıdır.
  11. Etkinlik mekanında kapasite aşımı olduğunda etkinlik sahibi uyarıları uygulamakla yükümlüdür.
  12. Etkinlik mekanlarına giriş ve çıkışlar kişilerin birbirleriyle temasını engelleyecek şekilde düzenlenmelidir. Sosyal mesafe kurallarına (en az 1.5 metre) uyulmalı, girişlerde kişiler sıra ile içeriye alınmalı ve sırada durulması gereken alanlar, aralarında en az 1.5 metre mesafe olacak şekilde yer işaretleriyle belirlenmelidir.
  13. Giriş ve çıkışlar için ayrı kapılar kullanılmalı, mümkün değilse aynı kapı şeritle ayrılmalıdır, zeminde tek yönlü gidiş-geliş işaretleri konulmalıdır. Birden fazla etkinliğin aynı girişi kullandığı durumlarda etkinlikler arasında koordinasyon sağlanmalıdır.
  14. Girişlerde güvenlik nedeniyle elle üst ve çanta aramalarından kaçınılmalı, güvenlik aramalarında uygun cihazlar (x-ray cihazı, el dedektörü- metal dedektörler) kullanılmalı, olabildiğince yakın temastan kaçınılmalıdır. Bu cihazların temininden organizasyon sahibi sorumludur.
  15. Girişlerde görevli personelin (bilet satışı yapanlar, vb.) en az 1.5 metre sosyal mesafeyi koruyamaması halinde tıbbi maskeye ek olarak yüz koruyucu siper kullanması sağlanmalıdır.
  16. Kişilerin tek tek salona alınması ve mekanların girişinde yığılmaların engellenmesi etkinlik sahiplerinin sorumluluğundadır. Bu nedenle etkinlik zamanlamalarının bu önceliklere uygun olarak planlanması gerekmektedir.
  17. Girişlerde sosyal mesafe, maske takma, el hijyeni, katılımcı alanlarıyla ilgili düzenlemeler ve etkinlik alanlarının sosyal mesafe kurallarına uygun olarak boşaltılması konularında anonslar yapılmalıdır.
  18. Mekan dışında tüketmek şartıyla yiyecekler kapalı kutularda veya sarılı olarak katılımcılara ikram edilmelidir. Katılımcıların yiyeceklere dokunmasını engellemek için yiyecekler kesinlikle açık büfe şeklinde sunulmamalı ve usulüne uygun olarak kutulara konulan veya sarılan yiyeceklere katılımcıların dokunmasına imkan vermeden görevli personel tarafından dağıtılmalıdır.
  19. Etkinlik mekanlarındaki bekleme alanı ve bekleme salonu gibi bölümlerde içeride kalabalık oluşmasını engellemek için, dış kapıya içeriye girilmesini engelleyecek basit bir uyarıcı/engelleyici koyulmalıdır.
  20. Etkinlik mekan yönetiminde bir personel ve etkinlik sahibi bir personel olmak üzere toplamda en az iki personel görevlendirilerek bu kuralların uygulanması denetlenmelidir.

Katılımcılara Yönelik Alınması Gereken Önlemler

  1. Katılımcılar COVID-19 kapsamında alınan kurallara uymalıdır.
  2. Katılımcıların etkinlik alanlarının girişinde görünür bir yere asılmış olan ve içeride uyulması beklenen kuralları açıklayan bilgilendirmeyi okuması sağlanmalıdır.
  3. Katılımcılar etkinlik alanına girerken maske takmalı ve etkinlik süresince maskelerini çıkarmamalıdır.
  4. Katılımcıların birbirleriyle, etkinlik sahipleriyle veya etkinliğe konuk olarak gelen kişilerle fotoğraf çektirmeleri mümkün olmayacak, bu durum etkinlik sahibi tarafından katılımcılara bildirilecektir. Böylece etkinlik başlarken ve etkinlik sonunda sosyal mesafenin ihlaline sebep olacak davranışlardan kaçınılabilecektir.
  5.  Katılımcıların etkinlik alanlarına girişte uygun sırayla (en az 1.5 metre mesafeyle) sıra olmaları ve içeriye teker teker girmeleri sağlanmalıdır.
  6. Katılımcılar etkinlik alanlarının içinde mümkün olduğu kadar yüzeylere dokunmamalıdır. Yüzeylere dokunulduğunda el antiseptiği veya en az %80’lik alkol içeren kolonya kullanılmalıdır. Dezenfektanlar etkinlik sahibi tarafından temin edilmelidir.
  7. Katılımcılara el yıkama, maske kullanımı ve sosyal mesafe ile ilgili bilgi ve alışkanlık kazandıracak videolar gösteri öncesinde ve aralarda sinevizyonla ve/veya küçük sunumlarla sunulmalıdır.

 

GUIDELINE FOR THE SAFE USE OF UNIVERSITY EVENT VENUES

DURING THE FALL 2020 COVID-19 PANDEMIC PERIOD

 

Due to the Covid-19 pandemic, in the Fall 2020 term, the use of our university’s event venues will be subject to new regulations based on the Pandemic Management and Work Guide of the Ministry of Health. Within the framework of these regulations, the measures listed below will be applicable to all events to be organized as of today.

 

  1. The seating capacity of our existing halls has been reduced in line with the rules concerning physical distancing, and their maximum capacities have been determined as follows:
  1. Albert Long Hall / Grand Meeting Hall: 106 persons
  2. Albert Long Hall / Kriton Curi Hall: 25 persons
  3. Demir Demirgil Hall: 40 persons
  4. Özger Arnas Hall: 16 persons
  5. Garanti Cultural Center / Ayhan Şahenk Hall: 93 persons
  6. Garanti Cultural Center / Seminar Hall 1: 36 persons
  7. Garanti Cultural Center / Seminar Hall 2: 15 persons
  8. Garanti Cultural Center / Seminar Hall 3: 12 persons
  9. Nafi Baba Building / Class 201: 6 persons
  10. Nafi Baba Building / Class 204: 8 persons
  11. Nafi Baba Building / Hall No. 103: 12 persons
  12. İbrahim Bodur Auditorium: 53 persons
  13. Kilyos Necmettin Tanyolaç Hall: 47 persons

 

  1. In the event that more than one meeting has to be held simultaneously at the Albert Long Hall or Garanti Cultural Center, the foyer areas will not be used.
  2. In the event that two or more meetings need to take place consecutively on the same day in the same venue, at least 1 hour must be left between the two events, during which the hall must be cleaned thoroughly.
  3. Inside event venues, only water can be served.
  4. The names and contact information of attendees must be registered for the purpose of infection tracking, should it become necessary later on.
  5. Staff and participants who have symptoms such as a fever, cough, runny nose or respiratory problems will not be allowed into venues.  The temperature of attendees may be taken at the entrance to venues.
  6. It is the responsibility of the event organizer to obtain a non-contact thermometer and to appoint staff who can take people’s temperatures if deemed necessary.
  7. Participants must enter the venue wearing a mask and keep it properly on the face throughout the event.
  8. For events that require invitation, registration, and ticketing, all of these procedures must be carried out remotely (online).  In order to prevent human contact, invitations and tickets should be checked at the entrance of the venue by using a barcode or data matrix application. Payments in cash must not be accepted.
  9. During the online invitation or online ticketing procedure, the organizer must provide in writing all the necessary information about the COVID-19 measures to be taken at the event and receive confirmation from participants that they have received and read this information.
  10. In case a venue exceeds its capacity during the event, the event organizer is obliged to issue the necessary warnings.
  11. Measures must be taken to prevent persons gathering at the entrance and exit of the event venue.  Social distancing rules (at least 1.5m) must be strictly followed. Attendees must be allowed into the venue one by one. The areas where people are expected to line up must be marked by floor signs to enforce social distancing rules that require at least 1.5m between them.
  12. Separate doors must be used for entering and exiting venues. If this is not possible, the same entrance should be divided up with a strip and one-way entrance and exit signs should be placed on the floor. In cases where more than one event needs to use the same entrance/exit, coordination must be established between the two events.
  13. A pat-down search for security purposes must be avoided. Instead, for the body and bag search at the entrance, devices such as an x-ray device or metal hand detector must be used. Close human contact must be avoided as much as possible. It is the event organizer’s responsibility to supply any necessary devices.
  14. If the members of staff (those who sell tickets, etc.) at the entrance cannot maintain the required social distance of at least 1.5 meters, they must use a face shield together with a medical mask.
  15. It is the responsibility of the event organizers to ensure that people are admitted into the hall one by one, avoiding any crowding at the entrance. Scheduling of the event must take account of these measures and priorities.
  16. Frequent announcements must be made on social distancing, mask use, hand hygiene rules, as well as the social distancing rules to be followed while leaving event venues.
  17. Food may only be served in sealed boxes or wrapped and must only be consumed outside the venue. In order to prevent participants from touching the food, an open buffet format must not be used and packaged food must be distributed by staff, without others touching it.
  18. Where a venue has a waiting area or waiting room, a simple warning sign or obstacle must be placed near the main door to prevent people from entering and forming a crowd.
  19. The implementation of these rules must be supervised by at least two people (i.e. one member of the venue management staff and one person responsible for the event).

Measures to be taken with respect to attendees:

  1. All participants must conform with the rules introduced in view of COVID-19.
  2. It must be ensured that all participants read the information regarding COVID-19-related arrangements and measures which should be posted in a visible location at the entrance to the venue.
  3. Participants must wear masks when entering the hall and must not remove their masks during the event.
  4. Participants will not be allowed to take photos with each other, with the event organizer or with other guests, and warnings to this effect will be clearly made and announced by the event organizer. This will help to avoid violations of social distancing rules at the beginning and the end of the event.
  5. It must be ensured that all participants line up with a minimum distance of 1.5 meters between them while entering the hall one by one.
  6. Inside the venues, participants must avoid touching surfaces as much as possible. When touching surfaces is unavoidable, hand sanitizers or cologne containing at least 80% alcohol must be used to clean hands. Disinfectants for the use of participants must be provided by the event organizer.
  7. Videos to familiarize participants with information about hand washing, mask use and social distancing must be shown before the event and during intervals, either through the use of prerecorded material or with small presentations.