KURUMSAL İLETİŞİM OFİSİ

Salon Kullanım Kuralları

1. Rezervasyonlar akademik toplantılarda organizasyon yetkilisinin, öğrenci kulüpleri etkinliklerinde ise kulüp adına işlemleri yürüteceği Kurumsal İletişim Ofisi'ne bildirilen isimler tarafından (her kulüpten en fazla üç isim bildirilebilir), e-posta veya ofise gelerek yapılır/kabul edilir. 

2. Kurumsal İletişim Ofisi'ne bağlı toplantı salonlarında teknik ve diğer malzeme hazırlığının uygun şekilde yapılabilmesi için faaliyetler hakkında yazılı onayın faaliyet tarihinden en geç on gün önce Kurumsal İletişim Ofisi'ne bildirilmesi gerekmektedir. 

3. Rektörlükçe onaylanmış ve aşağıda belirtilen mekanlarda gerçekleşecek tüm faaliyetlerde Kurumsal İletişim Ofisi belirtilen koşullara uygun şekilde malzeme ve personel hizmeti vermekle yükümlüdür. 

4. Mesai saatleri dışında gerçekleşen faaliyetlerde görev alan personel için (17:00 sonrası, hafta sonu ve resmi tatillerde) Rektörlük tarafından belirlenmiş mesai ücretleri uygulanır. 

5. Kurumsal İletişim Ofisi demirbaş kaydında olan malzemenin bakımından sorumludur. Arızalanması durumunda takibi Kurumsal İletişim Ofisi tarafından yapılır.

 

Rektörlük Konferans Salonu kullanımı şartları:
 
Rektörlük Binası’nda bulunan Rektörlük Konferans Salonu binanın güvenliği ve çalışma ofisleri ile içiçe
olması nedeniyle aşağıda yer alan şartlar altında kampüsteki akademik etkinlikler için kullanılabilecektir.
 
1. Rektörlük tarafından organize edilen etkinlikler için kullanım mümkündür
2. Akademik etkinlikler için aşağıda belirtilen özelliklere göre kullanım mümkündür:
a. Salonda gün boyu süren etkinlik yapılamaz
b. Salonda günün belirli bir saatini kapsayacak tea&talk, konuşma, anma gibi etkinlikler
yapmak mümkündür.
c. Salonda yapılacak etkinliklerde müzik icrası veya dinletisi, öğle veya akşam yemeğine
denk gelecek ikramlar mümkün değildir.
d. Salon hafta içi 14:00-17:00 arasında kullanılabilir.
3. Salon sadece akademik toplantılar için kullanılabilir.



********************************

Belirtilen Koşullar

* Taşınabilen teknik ve diğer malzemeler Kurumsal İletişim Ofisi tarafından rezervasyonu yapılan toplantı salonlarında (BÜ Kültür Merkezi, İbrahim Bodur Salonu, Demir Demirgil Salonu, Özger Arnas Salonu,) kullanılabilir. 


* Taşınmaz teknik ve diğer malzemeler; Toplantı salonlarında sabitlenmiş ses ve ışık sistemleri kurulu oldukları mekan dışında kullanılamaz. 

* Demirbaş kaydı Kurumsal İletişim Ofisi'ne ait tüm malzemenin kullanımından Kurumsal İletişim Ofisi sorumludur. İlgili birimlerce onaylanmış faaliyetlerde; faaliyetin gerçekleşeceği mekanda başlangıçtan once kurulumu, kullanımı ve bitiminden sonra toplanması ve taşınmasından Kurumsal İletişim Ofisi teknisyenleri sorumludur. 

*********************************

Sanal Salonların Kullanımı

  1. Salonlar Kurumsal İletişim Ofisi’nden hafta içi 09:00-17:00 saatleri arasında telefonla veya e-posta ile rezerve edilebilir. Salon rezervasyonu için KİO sayfasında bulunan e-formlar doldurularak “boun” uzantılı e-posta adresi ile gönderilmelidir. Salonlar akademik etkinliklerde hafta içi 9:00-23:00, diğer etkinliklere hafta içi 17:00-23:00 saatleri arasında ve Cumartesi günü 12:00-18:00 saatleri arasında kullanılabilir. Resmi tatillerde salonlar kullanılamaz. Salon rezervasyon formunda herhangi bir salonun belirtilmesine gerek yoktur.

Rezervasyon için KIO sorumlusu:

E-posta ekin.sogukpinar@boun.edu.tr

Dahili telefon: 6609

Harici telefon: 0212 3596609


 

  1. Rezervasyon formu onayı:

    1. Kulüp etkinlikleri:

      1. Öğrenci kulübü rezervasyonları, her kulüpten Öğrenci İşleri Dekanlığı’nın onayladığı bir isim tarafından yapılabilir. Rezervasyon yetkisi bulunan isimlerin listesi KIO’da bulunur. Bu isimlerin dışında rezervasyon kabul edilmez.

      2. Dışa açık kulüp etkinlikleri için doldurulan rezervasyon formları önce Danışman Öğretim Üyesi ile KİO görevlisine e-posta yoluyla gönderilir. Danışman öğretim üyesi, KIO görevlisi ve etkinlik sahibi CC’de kalmak üzere formu onaylar.

      3. Onaylanan formların ardından etkinlik programına girer.

    2. Akademik ve idari etkinlikler:

      1. Doldurulan rezervasyon formu ilgili akademik birimin sorumlusuna (Bölüm Başkanı/Dekan/Müdür) ve KİO görevlisine e-posta yoluyla gönderilir.

      2. Akademik birim yöneticisi (Bölüm Başkanı/Dekan/Müdür) CC’ye KIO görevlisini ekleyerek kendisine gönderilen rezervasyon formunu onaylar veya reddeder.

      3. Onaylanan formlar etkinlik programına girer.

    3. Onaylanan salonlar için KIO görevlisi salonlarda gereken etkinlik tanımlamalarını yapar. Oluşturulan etkinlik bilgisini (salon adı, zoom linki, etkinlik sahibinin adı ve irtibat bilgileri) etkinlik sahibi ve etkinlik görevlisi ile paylaşır.

    4. Etkinlik zamanı geldiğinde etkinlik görevlisi salonu açar, “host” görevini üstlenir ve etkinliği başlatır. Etkinlik sahibini “co-host” yapar ve “co-host”a “screenshare” yetkisi verir.

    5. Etkinlik görevlisi etkinlik başladıktan sonra salondan ayrılabilir. Etkinlik sahibi gerekli durumlarda etkinlik görevlisi ile haberleşir.

    6. Etkinlik bildirilen saatte “co-host” tarafından sonlandırır. Etkinlik görevlisi oturumun bitişini kontrol eder.